استكمالاً للجهود القائمة في دعم التحول الرقمي وتطوير منظومات إدارة الوثائق الإلكترونية، نظمت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية ممثلة بدائرة إدارة منظومة المستندات والوثائق الإلكترونية، حلقةً تدريبية حول نظام “وصول” لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية، بمشاركة أكثر من 40 موظفًا يمثلون 20 جهة مشمولة بالمشروع.
هدفت الحلقة إلى تعريف المشاركين بما تحقق في المرحلة الاولى من المشروع من انجازات واستعراض التحديثات التي تم إطلاقها على النظام. كما تم خلال الحلقة الاستماع إلى ملاحظات الجهات المشاركة ورصد التحديات التي تواجهها، والعمل على مناقشة الحلول المناسبة لتجاوزها، بما يسهم في تحسين تجربة المستخدم ورفع كفاءة النظام من خلال تنظيم جلسات عصف ذهني للحضور وتوثيق الافكار والمقترحات .
وتأتي هذه الحلقة ضمن جهود الهيئة المستمرة في ترسيخ مفاهيم التحول الرقمي وتفعيل إدارة الوثائق الإلكترونية بما يتماشى مع أحدث الأنظمة والمعايير وأفضل الممارسات في هذا المجال. وقد تناولت الورشة ستة محاور رئيسية شملت تبسيط الإجراءات، المتابعة، تجربة المستخدم، التفويض والإسناد، إدارة الوثائق، وإعدادات النظام
تمكين الجهات
قدّم هشام بن خالد الروشدي، مدير إدارة منظومة المستندات والوثائق الإلكترونية، في مستهلّ الحلقة التدريبية عرضًا مرئيًا استعرض فيه أبرز التحديثات التي أُجريت على نظام “وصول”. وأوضح أن هذه التحديثات جاءت ثمرةً لجهود فريق العمل بعد رصد وتحليل احتياجات النظام، وتهدف إلى تمكين الجهات الحكومية من إدارة وثائقها وأصولها المعلوماتية بآليات حديثة ترفع من كفاءة إدارة الوثائق، بما يتوافق مع الأنظمة والمعايير وأفضل الممارسات المعتمدة في هذا المجال. وقد دعم الروشدي عرضه بمجموعة من الأرقام والبيانات والإحصاءات التي توضح أداء النظام وآلية العمل به.
وأكد الروشدي أن منظومة المستندات والوثائق الإلكترونية “وصول” تسهم في تسريع إنجاز المعاملات، وضمان حفظ الوثائق السرّية وحمايتها بأسلوب آمن، مشيرًا إلى أنها تُعدّ إحدى المبادرات المركزية ضمن خطة التحول الرقمي للقطاع الحكومي. كما تم خلال الحلقة التدريبية تدشين مسار التحسينات لنظام وصول تحت مسمى “وصول بُعد جديد”.
تبسيط الإجراءات
يُركّز هذا المحور على تحسين وتسهيل وتقليل عدد الخطوات التي يقوم بها المستخدمون داخل النظام، حيث إن الهدف الأساسي هو أن تكون الإجراءات أوضح، أسرع، وأقل تعقيداً، بحيث يتمكن المستخدم من إنجاز المهام بأقل جهد وفي وقت أقصر، مما يرفع من كفاءة العمل ويحسّن تجربة المستخدم.
المتابعة
يُركّز هذا المحور على تطوير أدوات المتابعة في نظام «وصول»، بهدف تمكين المستخدمين من تتبّع المراسلات والوثائق بدقة وتنظيم أعلى، مما يسهِم في تحسين سير العمل، وضمان تنفيذ الإجراءات في الوقت المحدد دون تأخير المهام الأساسية.
تجربة المستخدم
يُركّز هذا المحور على تطوير تجربة المستخدم في نظام «وصول»، من خلال جعل التفاعل مع النظام أكثر سلاسة وسهولة، بما يتناسب مع طبيعة أعمال المستخدمين اليومية، ويسهم في تعزيز الكفاءة، ورفع مستوى الإنتاجية وجودة العمل. كما يهدف إلى دعم تنفيذ المهام بكفاءة أعلى ومرونة أكبر، وتوفير تجربة استخدام أكثر فاعلية وانسيابية.
التفويض والإسناد
يُركّز هذا المحور على تحسين آليات تفويض المهام وإسناد العناصر في نظام «وصول»، بهدف تعزيز التعاون بين فرق العمل وتسهيل توزيع المهام بوضوح ومرونة أكبر، كما يهدف المحور إلى تطوير طريقة التفويض وتحسين عملية إسناد العناصر داخل النظام.
إدارة الوثائق
يُركّز هذا المحور على تطوير الخصائص والعمليات في واجهة إدارة الوثائق داخل نظام «وصول»، كما يهدف إلى تسهيل وتحسين عملية إنشاء الملفات والوثائق، وتحسين تجربة البحث والوصول إليها بسرعة ودقة، وتسهيل عملية منح صلاحيات المشاركة للمستخدم.
إعدادات النظام
يُركّز هذا المحور على تطوير الأدوات والإعدادات الخاصة بمسؤول النظام والمستخدمين المخولين، حيث يمكن التحكم في بعض إعدادات الخصائص كالقوالب والإشعارات، وأيضاً التحكم بإشعارات النظام ليصبح استخدام النظام أكثر مرونة.
