في إطار تنظيم الوثائق وتوثيق المهام الأكاديمية والإدارية وفق أفضل الممارسات، تم اعتماد نظام تصنيف وجداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية لكلية عُمان للعلوم الصحية، وذلك من قبل الدكتور فهد بن محمود الزدجالي، عميد الكلية، وسعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني، رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، استنادًا إلى المرسوم السلطاني رقم (2007/60) بشأن قانون الوثائق والمحفوظات.
وقد عملت الكلية على إعداد نظام متكامل لإدارة وثائقها، يشمل تصنيفًا دقيقًا لكافة أنواع الوثائق المتداولة بمختلف التقسيمات، بما يُسهم في حفظها تحت رموز موحدة تسهل عملية الاسترجاع والبحث، وتعزز من كفاءة الإجراءات الإدارية والأكاديمية.
كما تضمّن النظام جداول مدد الاستبقاء التي تحدد فترات الحفظ القانونية للوثائق في مواقع العمل، أو أماكن الحفظ الوسيط، إلى جانب تحديد ما يُنقل للحفظ الدائم لدى الهيئة أو ما يُتلف وفق المعايير المعتمدة.
وأكد سعادة الدكتور حمد الضوياني أن هذا الاعتماد يُعد خطوة مهمة نحو تعزيز الحوكمة المعلوماتية بالكلية، ويُسهم في توثيق منجزاتها في قطاع التعليم الصحي، مشيرًا إلى أن عدد الجهات التي أنجزت أنظمتها الوثائقية الخصوصية بلغ أكثر من 130 جهة حكومية وشركة في السلطنة.
